01 февраля 2018

Рабочие конфликты возникают там, где ожидания расходятся с реальностью. 

Кто-то не так понял, кто-то дал мало информации, а у кого-то просто давно не было отпуска. Как не ссориться с руководством или коллегами и что делать, если конфликта не избежать? Мы попросили ответить на эти вопросы директора по работе с персоналом HeadHunter Марину Львову и бизнес-тренера Дениса Еделькина.
Почему ссорятся на работе
«Мое глубокое убеждение, что все конфликты на работе связаны с тем, что люди почти не разговаривают, не дают честной обратной связи, не озвучивают ожиданий или даже врут. Тогда появляется конфликт. Один ожидал, что его наградят за прекрасно сделанный проект, а второй думал, что первый догадается — проект сделан плохо, хотя никто не говорил об этом», — считает директор по работе с персоналом компании HeadHunter Марина Львова.
Основная роль руководителя — вовремя дать обратную связь, корректировать поведение сотрудника. Это положительно влияет на результат. Но чаще всего руководители молчат. Или думают, что незачем объяснять очевидное — сотрудник сам догадается, как в компании принято взаимодействовать, чего от него ждут и каким образом он должен этого достичь.
«Еще одна причина конфликтов — нежелание работать. Причем не хотеть могут оба: сотрудник и руководитель. В итоге всем приходится создавать имитацию бурной деятельности, а компания не получает никакого результата. Третья причина — несовпадение целей: личных и корпоративных. Как правило, это тоже связано с неумением корректно доносить цели компании, чтобы человеку было интересно принять их в разрезе своих личных целей».
Основа конфликта на работе — несовпадение ожиданий и реальности. Причины — разные. От плохо сформулированной задачи до противоречий в целях компании и сотрудника.
Полезные замечания: как критиковать и как реагировать на критику
Открытое общение на всех уровнях — это профилактика конфликтов. Это работает, если любой сотрудник умеет профессионально реагировать на замечания и грамотно критиковать. Поэтому и сотруднику, и работодателю нужно уметь слушать и разговаривать.
Бесполезная критика может быть такой
-Евгений, переделайте все! Это же приличным людям показывать нельзя!-Люда, вы с клиентами вообще не умеете работать! Сделайте с этим что-нибудь!-Иван Иванович, я не стану даже браться за эту работу! Бессмысленная трата времени, неужели вы не понимаете?!
Полезный разговор выглядит иначе
-Евгений, наш клиент просил добавить в презентацию его собственные фотографии с объектов. Но, как мы видим, качество снимков — ужасное. -Это, конечно, не ваша вина. Давайте запросим у клиента другие файлы или предложим нанять фотографа и за два дня отснять все объекты. Что думаете?-Людмила, хочу рассказать вам немного о нашей политике общения с клиентами. Во-первых, общаемся в офисе только на вы, …-Иван Иванович, не хотел бы тратить ваше и мое время на эту работу. И вот почему...
Полезные замечания появляются, когда человек разобрался в задаче, увидел ошибку и может сформулировать, что сделано неправильно. Если обратная связь от коллег или руководителя слишком эмоциональна — лучше взять паузу:«Сергей, вижу, нам лучше сейчас прерваться. Давайте немного подумаем над этой проблемой и поговорим минут через 15». Замечание — это желание лучше выполнить общую задачу, а не испортить настроение.
«На мой взгляд, если руководители быстро и честно отвечают на вопросы сотрудников, воспринимают обратную связь не как личный выпад, а как желание сделать компанию лучше и сильнее, это повышает уровень доверия и к компании, и к руководителю. Этому необходимо учить — создавать программы, иметь в авангарде этой культуры генерального директора», — отмечает Марина Львова.
Правильная реакция на непонятные замечания или эмоциональную критику — это вопрос о том, что именно не в порядке. Если критикуют вас, а не вы — сохраняйте нейтральный тон общения, обращайтесь только к фактам, уточняйте все, что не ясно, и берите паузу, когда потребуется.
Когда дали волю эмоциям
Вася, проект горит. Я, вообще-то, тебе поручил за всем следить. Что за дела?Олег, а что ты на меня-то все валишь? Другие ни при чем, что ли? Всегда чуть что — сразу я виноват!А я с другими потом разберусь! Сейчас о тебе разговор.Ну уж нет! Хватит с меня! Увольняюсь!Когда обратились к фактам
Вася, проект горит. Я, вообще-то, тебе поручил за всем следить. Что за дела?Олег, не проблема, давай обсудим. Какие вопросы ко мне?Да что обсуждать-то? Сроки уже поджимают, а бригады кое-как работают. Материалов нет, клиент мне уже обзвонился — хочет посмотреть, а показывать еще нечего!Вась, одну бригаду я срочно перевел на остекление. Там еще отделка фасада завязана — пока с окнами не закончим, нам не смогут облицовку доделать.Так, ладно. Что с материалами?Вернул краску, которую заказали для холла. Колеровщик ошибся и дал не тот цвет. Да еще не матовую, а глянцевую прислал — там же все ослепнут, Вась, если мы так оставим. Магазин обещал заменить все через два дня. А пока бригада занята на окнах все равно.Ну хорошо. Когда закончите холл? Клиента надо обнадежить.Я рассчитываю, что к пятнице сделаем.Ладно. Приглашу его в воскресенье. Но чтоб точно все готово было. По рукам?По рукам, Вась.Как снижать эмоциональное напряжение в разговореЕсть множество сценариев, по которым может развиваться конфликт. Если исключить профессиональные разногласия, получим набор ситуаций, где ссоры происходят из-за слишком сильных эмоций. Бизнес-тренер Денис Еделькин советует снижать эмоциональное напряжение в разговоре. Для этого нужно понять, почему начальник вдруг раздражается и повышает голос:
«Первая возможная причина — руководитель сам находится в постоянном сильном напряжении и, как следствие, начинает передавать его окружающим. Даже если шеф ведет себя подобным образом со всеми своими подчиненными, вы можете заметить, что кому-то достается больше остальных — и это далеко не всегда связано с достижениями каждого члена коллектива. Просто, однажды уловив, что вы поддаетесь подобным провокациям, шеф непроизвольно выбирает вас в качестве собеседника для разрядки.
В этом случае нужно осваивать методы снижения эмоционального напряжения в беседе — они позволят общаться конструктивнее и даже наладить отношения. В глазах шефа вы будете выглядеть более уверенно».Подчеркните общность с партнером — сходство целей, интересов, профессиональных качеств:
Иван Иванович, я так же, как и вы, хочу, чтобы проект был сдан в срок. Именно поэтому я и прошу уточнить, с чем связано ваше несогласие с пунктом №3?Нам всем важно исключить риски, которые возникают при запуске этой системы. Как раз для этого я прошу дать мне еще один день на описание подробного алгоритма действий для …Мы с вами оба хотим сделать лучше, поэтому и прошу вашей поддержки в вопросе … ведь это даст возможность …Вслух признайте значимость партнера, его мнения:
Иван Иванович, мне бы ваше умение настаивать на своем! Я бы тогда сумел убедить вас в том, что …Завидую вашему умению видеть детали и поэтому прошу уточнить, какой из предложенных мной вариантов был лучше.«Возможно, руководитель считает, что использует единственно верный способ управления, а увольняющиеся сотрудники — это допустимые потери на пути к цели.
Решительный, прямолинейный, ориентированный на результат, нетерпеливый, требующий незамедлительной отдачи, победитель по натуре — все эти характеристики исследователь и основатель компании Persona Global, Джон Горштейн, использует при описании такого коммуникативного стиля, как «контролер». Его ведущими потребностями являются желание принимать решения и достигать цели.
Люди с подобным стилем коммуникации часто воспринимают других не более, чем ресурс. Принятие далеко не самая сильная их черта, а вот с искренностью у них все хорошо, даже слишком. Они обычно не скрывают своего недовольства и прямо говорят все, что им не нравится, не заботясь о том, как это будет воспринято другими. Соответственно, в диалоге с ними ставку тоже стоит делать на то, что является их сильной стороной. Иными словами, нужна прямота (корректная), а иногда и игра на опережение в стиле «поругай себя сам», плюс короткие фразы с акцентом на результат», — объясняет Денис Еделькин.
Иван Иванович, я знаю, что вы, скорее всего, будете критиковать мое предложение, но, уверен, наши опасения не должны мешать общему делу…У меня есть предложения, которые позволят сократить время реализации проекта на два дня (уменьшить расход материала на 5%, снизить вес в N раз и так далее) и три причины быть в этом уверенным.Иван Иванович, я зашел, чтобы вы в пух и прах раскритиковали мои правки по проекту…Иван Иванович, мне важны все ваши комментарии, и, если бы вы добавили, какие мои шаги были верными, я смог бы быстрее достичь нужного результата и был вам очень благодарен… (держим паузу).Иван Иванович, я не знаю, что думать: с одной стороны, я вижу, что есть результат моей работы, с другой — вы критикуете все мои предложения. Скажите, что мне сделать, чтобы получить вашу поддержку?Очень важна спокойная и доброжелательная интонация, отмечает Денис Еделькин. Только в этом случае приемы и фразы сработают. Чтобы увереннее себя чувствовать, полезно тренировать навык аргументированной защиты своей позиции. Лучше всего в этом помогают дебаты.
Разговор без лишних эмоций — это самый быстрый способ сверить ожидания и перейти к конкретным шагам. Еще можно быстро разобраться в причинах и уладить конфликт, воспользовавшись помощью третьей стороны. Например, помогает департамент персонала.
Что спросить у спорящихВ разговоре с каждым участником конфликта важно задать правильные вопросы. Беседа может строиться так:
-В чем, по вашему мнению, состоит конфликт?-Как бы вы реагировали на месте руководителя/сотрудника?-Какие рекомендации дали бы себе на месте руководителя/сотрудника?-Какие именно темы вы в итоге хотели бы обсудить с руководителем/сотрудником?-Напишите для себя список ожиданий и предложений по изменению взаимодействия.-Определите, хотите ли вы, чтобы мы присутствовали при вашем разговоре? Какая именно поддержка от нас вам нужна?-«Я рекомендую привлекать департамент персонала уже в самом начале конфликта. Мы не решаем конфликты, но помогаем сотруднику и руководителю услышать друг друга, разобраться с эмоциями, отделить их от фактов и составить план действий. Даже когда руководитель и сотрудник не хотят больше работать друг с другом, мы помогаем цивилизованно расстаться», — говорит Марина Львова.
Важно, чтобы департамент персонала сохранял нейтральное отношение ко всем участникам конфликта. Это гарантия корректного и беспристрастного решения. Если работа департамента организована правильно, то за помощью могут обратиться и руководитель, и сотрудник. Такое возможно, если департамент этичен и в его нейтральности нет сомнений.
Один из способов для руководителя предупредить конфликты — написать инструкцию к себе. Это правила взаимодействия с начальством для других сотрудников. Когда основные понятия продуманы и сформулированы, недопониманий меньше. Так не только руководитель защищает себя от конфликта, но и команда работает лучше.
Главное:
Конфликт начинается, когда ожидания не совпадают с реальностью. Лучшая профилактика конфликтов — озвучить ожидания, сверить их с возможностями команды.Умение грамотно высказывать замечания и спокойно реагировать на критику — защита от лишних разногласий. Можно провести тренинг для коллектива, чтобы проработать эти навыки.Разговор с обращением к фактам работает лучше, чем эмоциональная словесная перепалка. Если вы чувствуете, что обстановка накаляется — скажите об этом, предложите взять паузу.Конфликт можно уладить с помощью третьей стороны. Например, обратившись в департамент персонала. Здесь важны нейтральность и этичность.Цивилизованное общение важно на каждом этапе — от приема на работу до увольнения. Если разрыва контракта не избежать, сохраняйте спокойствие и постарайтесь расстаться достойно.

Источник: НН